مدیریت ریسک در نگهداری و تعمیرات

مدیریت ریسک در نگهداری و تعمیرات می‌تواند ریسک‌ها و فرصت‌ها را برای ما کنترل کند، چراکه عدم قطعیت‌ها را می‌توان به ریسک‌ها و فرصت‌ها تقسیم کرد؛ اما قبل از اینکه به بحث اصلی بپردازیم اجازه بدهید یک نگاهی به تعاریف جامع از مدیریت ریسک بیندازیم:

 قطعاً ریسک‌ها و خطرات در فرایند نگهداری و تعمیرات مانند سایر فرایندهای یک سازمان اثرات منفی دارند و فرصت‌ها نتایج مثبتی برای ما به همراه دارند که به‌طور بالقوه می‌توانند بر دستیابی به اهداف نگهداری و تعمیرات و سازمان تأثیر بگذارند.

مدیریت ریسک در تدوین اهداف و برنامه‌های مدیریت نگهداری و تعمیرات همان‌طور که استاندارد ISO9001 ویرایش ۲۰۱۵ برای کلیه فرایندهای سازمان عنوان کرده است، ضروری است و نتیجه آن اطمینان از تصمیم‌گیری در راستای اهداف سازمانی و الزامات ذینفعان است.

این را بدانیم که مدیریت ریسک یک فرایند مستمر است و چنانچه مدیریت ریسک در نگهداری و تعمیرات به‌درستی انجام شود می‌تواند با کنترل وقایع آینده، از خطرات احتمالی پیش‌گیری کند. این فرایند بسیار مهم به‌طورکلی دارای ۶ گام یا مرحله اصلی است که مطابق با موارد زیر انجام می‌شود.

با توجه تعاریف مطرح شده و اینکه مدیریت ریسک در نگهداری و تعمیرات به‌منظور شناسایی و کاهش ریسک‌های احتمالی، برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری درست در رابطه با ریسک‌های احتمالی انجام می‌شود، ریسک‌های موجود در نگهداری و تعمیرات با توجه به ۳ زیر فرایند نگهداری و تعمیرات مطابق با استاندارد EN17007 یعنی مدیریت، تحقق یا عملیات و پشتیبانی تقسیم‌بندی می‌شوند. همچنین این تقسیم‌بندی را می‌توان مطابق با چارچوب مدیریت نگهداری و تعمیرات بر اساس سند انجمن جهانی مدیریت نگهداری و تعمیرات و مدیریت دارایی با توجه به ۷ جز اصلی نگهداری و تعمیرات یعنی الزامات، مدیریت نگهداری و تعمیرات، مدیریت استراتژی نگهداری و تعمیرات، عملیات و اجرای نگهداری و تعمیرات و تخصیص منابع، موارد قابل تحویل و همچنین ارزیابی و بهبود مستمر انجام داد که باید اقدامات مناسب در جهت مدیریت و کاهش آن‌ها ارائه شود.

هدف اصلی ما از نگارش این مطلب معرفی ریسک‌های مهم و کلیدی در نگهداری و تعمیرات است که این موارد در فرایند مدیریت ریسک، مطابق با گام دوم یعنی شناسایی ریسک‌های کلی در مدیریت نگهداری و تعمیرات، تعریف می‌شوند.

ناگفته نماند با توجه به فرآیند شناسایی ریسک که توسط آن، یک سازمان به‌طور دائم و سیستماتیک ریسک‌های احتمالی را فوراً یا قبل از اینکه به وقوع بپیوندند شناسایی می‌کند، تعداد آن در یک سازمان می‌تواند بسیار زیاد باشد اما در اینجا به ۲۰ ریسک بااهمیت و کلیدی در نگهداری و تعمیرات پرداخته‌ایم که نسبت به سایر ریسک‌ها در اولویت قرار دارند.

در بخش دوم این مطلب، راهکارهایی جهت هر چه‌بهتر مدیریت و کنترل ریسک‌ها آورده شده که قطعاً داشتن اطلاعات کافی در مورد این بخش، می‌تواند مسیر کنترل و مدیریت ریسک در نگهداری و تعمیرات را برای ما آسان‌تر کند.

ریسک‌های کلیدی و مهم در نگهداری و تعمیرات

1. انطباق نداشتن اهداف مدیریت نگهداری و تعمیرات با اهداف کلی سازمان؛
2. همسو نبودن فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات با اهداف سازمان که توسط مدیریت نگهداری و تعمیرات در سطح سازمان تعریف و ارائه می‌شود.
3. واضح نبودن استراتژی نگهداری و تعمیرات سازمان یا اینکه دربرداشتن برنامه‌ها به‌صورت ناقص و همچنین از طرفی مشخص نبودن نیازها و انتظارات ذینفعان به‌طور کامل؛
4. عدم نیازسنجی مستمر و ایجاد برنامه آموزشی مؤثر که می‌تواند یک شکاف مهارتی در میان پرسنل نگهداری و تعمیرات ایجاد نماید.
5. نداشتن و یا ناقص بودن فهرستی جامع و کامل از دارایی‌ها و تجهیزات سازمان و همچنین عدم طبقه‌بندی کردن آن‌ها؛
6. جمع‌آوری ناقص داده‌ها و عدم دسته‌بندی آن‌ها مطابق با فرایند نگهداری و تعمیرات، همچنین ناقص بودن مستندات و تاریخچه اطلاعات و عدم به‌روزرسانی آن‌ها؛
7. شناسایی و کنترل ناقص قطعات و آیتم‌های یدکی با توجه به ساختار موجود دارایی‌ها که می‌تواند باعث کاهش قابلیت دسترسی و قابلیت اطمینان شود.
8. عملیات ناصحیح به علت عدم درک توانایی‌های ذاتی تجهیزات یا دارایی‌ها توسط سازمان که باعث ایجاد ریسک‌ها ازجمله ریسک‌های ایمنی و محیط‌زیستی و کاهش عمر دارایی‌ها می‌شود.
9. تغییر ارزش‌ها ناشی از تصمیمات مدیریت نگهداری و تعمیرات و مدیریت سازمان که بر ارزش‌های مالی و غیرمالی تعریف‌شده تأثیر می‌گذارد مانند تغییر بودجه، ایمنی، رضایت مشتری و سایر موارد؛
10. به‌کارگیری فرایندها و فعالیت‌های ناکارآمد و یا بیش‌ازاندازه؛
11. ارائه سطح خدمات نادرست (کم یا زیاد) در مقابل هزینه‌های نگهداری و تعمیرات و قابلیت اطمینان سیستم؛
12. کاستی‌ها، نواقص و همچنین اشتباهات در اندازه‌گیری عملکرد نگهداری و تعمیرات که باعث بی‌توجهی و کم‌رنگ شدن اقدامات اصلاحی در فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات و همچنین از بین رفتن بهبود مستمر در مدیریت نگهداری و تعمیرات می‌شود.
13. برنامه‌ریزی و زمان‌بندی ضعیف فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات که منجر به کاهش عملکرد نگهداری و تعمیرات و افزایش ریسک مدیریت نگهداری و تعمیرات می‌شود.
14. عدم تحلیل و بررسی دستاورد تاکتیک‌های پیاده‌سازی نگهداری و تعمیرات؛
15. به‌کارگیری اطلاعات ناقص در فرایندهای نگهداری و تعمیرات که قادر به بهبود بخشیدن به مدیریت ریسک در نگهداری و تعمیرات نیستند.
16. ناقص بودن ابزارها و تسهیلات بخش‌های مختلف نگهداری و تعمیرات جهت فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات تعریف‌شده؛
17. عدم نظارت مداوم بر نتایج و تحلیل‌ها برای تمام فرایند نگهداری و تعمیرات و عدم بهبود در تحلیل، بررسی و اصلاح فعالیت‌های مراقبتی؛
18. محدود بودن سطح قابلیت دسترسی کاربران به مدیریت اسناد و سیستم اطلاعاتی مدیریت نگهداری و تعمیرات؛
19. نقص در مدیریت و سطح نظارتی برون‌سپاری فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات؛
20. وجود نقص و مشکلات در موارد بهداشتی، ایمنی و محیط‌زیستی تجهیزات و همچنین ایمنی فرایند نگهداری و تعمیرات؛

ارائه راهکارهایی برای مدیریت ریسک بهتر در نگهداری و تعمیرات

• ایجاد درک درست در سازمان از محرک‌های اصلی تأثیرگذار در معرض قرار گرفتن با ریسک یا خطر توسط مدیران نگهداری و تعمیرات(چه در داخل و چه در خارج از سازمان)
• در نظر گرفتن رویکرد مدیریت ریسک در نگهداری و تعمیرات با سایر رویکردهای کلی مدیریت ریسک سازمان توسط مدیریت ارشد؛
• شناسایی کامل ریسک‌ها و فرصت‌ها و اولویت‌بندی آن‌ها؛
• تهیه کردن لیست کامل تجهیزات و دارایی‌های فیزیکی و جمع‌آوری اطلاعات مربوط به آن‌ها؛
• ثبت کردن دارایی‌های فیزیکی و کلیه داده‌های مهندسی مربوط به آن‌ها در یک سیستم یکپارچه و قابل‌دسترس؛
• ایجاد و بررسی مداوم فرآیند گزارش‌گیری و گزارش دهی و همچنین ایجاد ارتباطات برای اقدامات مداوم در مورد کاهش ریسک‌ها و نیز به‌روزرسانی ریسک‌ها و فرصت‌های جدید یا تغییریافته؛
• ایجاد مدیریت ریسک در سطح مناسب مسئولیت‌ها در سازمان؛
• تجزیه‌وتحلیل و ارزیابی حساسیت ریسک‌ها در سازمان؛
• شناسایی، تجزیه‌وتحلیل و تعیین برنامه‌های اقدام جهت کاهش و یا از بین بردن ریسک‌ها؛
• تمرکز بر روی فعالیت‌هایی که در دسترس بودن وضعیت عملیاتی دارایی‌های فیزیکی را جهت جلوگیری از هرگونه خطر غیرقابل‌قبول و غیرقابل ارزیابی برای افراد و محیط‌زیست فراهم می‌کند.
• انجام ارزیابی بالقوه خطرات و فرصت‌ها باگذشت زمان؛
• اطمینان از اختصاص منابع کافی برای مدیریت ریسک؛
• انطباق فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات با استانداردها، رویه‌ها، قوانین و مقررات ایمنی و محیط‌زیست و همچنین اطمینان از ایجاد مجوزهای ایمن موردنیاز؛
• اطمینان یافتن از شایستگی و صلاحیت منابع برای انجام وظایف مدیریت ریسک؛
• تعریف روندی مشخص برای انجام برنامه‌ریزی و زمان‌بندی و همچنین طراحی فرایند گردش کار؛
• ایجاد بستر آگاهی افراد و کنترل آن نسبت به خطرات و فرصت‌هایی که افراد می‌توانند در معرض آن قرار گیرند.
• فراهم کردن الزامات و اطلاعات مدیریت داده و اطلاعات برای حمایت از فعالیت‌های مدیریت ریسک؛
• در نظر گرفتن زمان و اینکه ریسک‌ها باگذشت زمان تغییر می‌کنند.
• مطابقت سطح ریسک با سطح بلوغ مدیریت نگهداری و تعمیرات سازمان بر اساس مدیریت و نظارت کامل بر سطح ریسک منتقل‌شده به سازمان در هنگام برون‌سپاری فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات؛