۶عامل ایجاد ارزش افزوده و کاهش نقض در شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPI)

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به‌اندازه عمل و حرکتی که برمی‌انگیزد ارزشمند و سودمند هستند. در اکثر مواقع، سازمان‌ها برای اینکه نشان دهند که شاخصی برای سنجش عملکرد خود دارند کورکورانه شاخص‌هایی را تعریف می‌کنند و به رسمیت می‌شناسند و از آن‌ها در صنعت خود استفاده می‌کنند و پس از مدتی تعجب می‌کنند که چرا آن شاخص ، هدف کسب‌وکار آن‌ها را منعکس نکرده و در ایجاد هرگونه تغییر شکست‌خورده است.

جهت تعریف و  انتخابKPI مناسب برای کسب‌وکار مخصوصاً واحد نگهداری و تعمیرات باید از بهترین روش‌های انتخاب KPI استفاده کرد.

 شش عامل وجود دارد که باعث ایجاد ارزش‌افزوده KPI ها و کاهش نقص آن‌ها می‌شود.

   ۱- هماهنگ بودن:

هنگام تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد، باید اطمینان حاصل کرد که انتخاب KPIها همراه با سیاست‌ها و اهداف استراتژی سازمان در نظر گرفته‌شده است. پس از تعریف و انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکرد بر اساس اهداف استراتژی سازمان، آن‌ها باید بتوانند اهداف بخش مربوطه را دنبال کنند.شاخصی که نتواند اهداف سازمان و پس‌ازآن اهداف بخش مربوطه را دنبال کند،به معنای واقعی هیچ ارزشی ندارد.

   ۲- قابل‌دسترسی داده‌ها:

KPI هایی که برای اندازه‌گیری انتخاب می‌کنید باید داده‌هایی را در برداشته باشند که می‌توانند به‌آسانی به دست آیند.در برخی از سازمان‌ها شاهد این هستیم که افراد شاخص‌هایی را تعریف کرده‌اند که استخراج داده و اطلاعات در ارتباط با معیارهای آن شاخص به‌سختی ایجاد می‌شود و در برخی موارد ناقص.تعریف و انتخاب شاخص‌های کلیدی عملکردی که جمع‌آوری داده‌های آن‌ها به‌راحتی در دسترس نباشند و نتوان آن‌ها به‌آسانی جمع‌آوری کرد برای سازمان مناسب نمی‌باشند.

    ۳-داشتن محدوده:

KPI ها باید دریک محدوده برای سازمان تنظیم شوند و در همان جهت حرکت کنند.

شاخص کلیدی عملکردی که در سازمان‌ها تنظیم می‌شوند باید بر اساس یک رنج و محدوده قابل‌قبول باشند که با توجه به آن رنج و محدوده بتوان  فعالیت‌های مربوطه را در سطح سازمان مدیریت کرد و با توجه به مدیریت فعالیت‌ها بتوان حداکثر کارایی در جهت بهبود سازمان را ایجاد کرد.معمولاً اگر حد پایین و بالا در به‌کارگیری شاخص‌ها مشخص نشود،بهبود فعالیت‌ها و استراتژی بسیار دشوار می‌شود.

    ۴-دقیق بودن:

داده‌های در جریان برای محاسبه KPI باید قابل‌اعتماد و دقیق باشند.

در هنگام تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد باید اطمینان داشته باشیم داده‌هایی که برای محاسبه و تحلیل KPI جمع‌آوری می‌شوند قابل‌اعتماد می‌باشند و ثبت و ضبط آن‌ها دقیق انجام‌شده است،زیرا داده‌هایی که از روی سهل‌انگاری و رفع تکلیف برای محاسبه شاخص ثبت‌شده‌اند،سازمان را به بیراهه می‌برد و علاوه بر مزیتی که برای سازمان ندارد،زین نیز دارد.

   ۵- قابل‌اجرا بودن:

آیا KPI بینش و فعالیت‌های شمارا به سمتی که عملی است، سوق می‌دهد؟

شاخص‌های کلیدی عملکرد که در یک سازمان تعریف می‌شوند باید بتوانند در جهت پیشبرد و تعالی سازمان مؤثر واقع شوند و بر اساس آن‌ها بتوان اقدامات و فعالیت‌های مؤثر و قابل‌اجرا در خصوص بهبود و پیشرفت سازمان انجام داد.KPI هایی که با توجه به فعالیت‌های سازمان در جهت بهبود و تحلیل رفتاری سازمان نتوانند گامی بردارند،مزیتی به دنبال نخواهند داشت و تعریف و تنظیم آن‌ها برای سازمان کاری بیهوده می‌باشد.

    ۶-به‌روزبودن:

کسب و کار شما همیشه در حال رشد و تغییر است. KPI شما نیز باید همراه با کسب و کار تکامل یابد.

ابن را باید در نظر داشته باشیم که سازمان‌ها در حال رشد، پیشرفت و تکامل هستند، بنابراین شاخص‌های کلیدی عملکرد که برای سازمان تهیه و تنظیم‌شده‌اند در دوره‌های زمانی باید بررسی شوند و بنا بر سیاست‌های استراتژیک جدید سازمان  تغییر یابند و به‌روز شوند.

نتیجه کلی اینکه تمرکز بر روی شاخص‌های عملکرد کلیدی اشتباه می‌تواند مضر و دارای اثرات ویرانگری برای سازمان ما باشد. ممکن است در انتخاب شاخص‌های سازمان، KPI هایی که به اندازه کافی دشوار، پرهزینه و یا به‌طور منظم نیاز به نظارت مداوم دارند، در نظر گرفته‌شده باشند که پس از تعریف آن‌ها در سازمان، هنگام محاسبه و یا حتی تحلیل آن‌ها با مشکلاتی روبه‌رو شویم.این‌گونه شاخص‌ها، علاوه بر اینکه بهبود و تعالی عملکرد را برای ما و سازمان ما دنبال نمی‌کنند، حتی ممکن است با محاسبه اطلاعات اشتباه و با صرف منابع جمع‌آوری داده‌های ناصحیح، سازمان را به بیراهه بکشانند.بنابراین بسیار مهم است که شاخص عملکرد، مناسب و به‌درستی تعریف و انتخاب شود.