ایجاد و توسعه سیاست مدیریت دارایی

سیاست مدیریت دارایی را چطور در سازمان خود ایجاد و توسعه دهیم؟

سیاست(Policy) یک چارچوبی برای تصمیم‌گیری است.سیاست یک سری اصول و قواعد است که راه را برای افراد در اتخاذ تصمیم نشان می‌دهد.یادآور شویم که سیاست‌ها، قبل از هر چیزی درباره تحقق بخشیدن اهداف سازمان،انتخاب ابزاری که مورداستفاده قرار خواهد گرفت و طرز حرکتی که به میان گذاشته خواهد شد، صحبت می‌کنند و نیز برای اهداف و ابزار حدود و مرز مشخص می‌کنند.

اکنون بپردازیم به سیاست مدیریت داراییAsset Management Policy))

طبق تعریف استاندارد ISO 55000 سیاست تمایلات و جهت سازمان است که توسط مدیریت ارشد بیان می‌شود و همچنین استاندارد ISO 55002 بیان می‌کند که سیاست مدیریت دارایی بیانیه‌های کوتاهی است که اصولی را بیان می‌کنند که به ‌واسطه آن‌ها سازمان تمایل دارد برای دستیابی به اهداف سازمانی‌اش از مدیریت دارایی استفاده کند.سیاست مدیریت دارایی‌ها بهتراست توسط مدیریت ارشد تصویب شود و به‌موجب آن تعهد به مدیریت دارایی را نشان دهد.این استاندارد درجایی دیگر مطرح می‌کند که سیاست مدیریت دارایی، تعهدات سازمان و انتظاراتش را در قبال تصمیمات، فعالیت‌ها و رفتارهایی که مربوط به مدیریت دارایی است، بیان می‌کند.

استاندارد ISO 55001 دربند۲-۵ الزام کرده است که سیاست مدیریت دارایی‌ها با سایر سیاست‌ها و برنامه‌های سازمانی (ازجمله برنامه استراتژیک مدیریت دارایی) هماهنگ شده و سازگار باشد.

در ارتباط با تعهد، مدیریت استاندارد ISO55001 مطرح می‌کند که مدیریت ارشد باید تضمین ‌کند که Asset Management Policy سازگار با اهداف کلی سازمان باشد وهمچنین مشارکت مدیریت ارشد و رهبری را در توسعه این سیاست مدیریت دارایی‌ها به‌وضوح مهم دانسته است.

محتوا

استاندارد ISO 55001 دارای الزامات خاصی در ارتباط با محتوای Asset Management Policy می‌باشد که عبارت‌اند از:

• مناسب باهدف کلی سازمان باشد.
• چارچوبی برای تنظیم اهداف مدیریت دارایی را فراهم کند.
• شامل تعهدی برای برآورده کردن الزامات قابل‌اجرا باشد.
• شامل تعهدی برای بهبود مستمر سیستم مدیریت دارایی باشد.
• مناسب با ماهیت و مقیاس دارایی‌ها و عملیات سازمان باشد.
• تعهدات.

استاندارد۵۵۰۰۲ ISO نشان می‌دهد که این سیاست، سازمان را در هنگام اعمال تصمیمات مربوط به مدیریت دارایی به اصول خاصی اعمال می‌کند که این اصول یا تعهدات عبارت‌اند از:

• تعهد به هدایت اصول برای فعالیت‌های مدیریت دارایی
• تعهد به تبعیت از قوانین جاری و قانون و مقررات
• تعهد به تدارک منابع به‌منظور تحقق اهداف مدیریت دارایی و ساختار یا کار سازمان برای دستیابی به اهداف سازمانی
• تعهد به معیارهای تصمیم‌گیری مورداستفاده
• تعهد به گزارش دهی در مورد دارایی و عملکرد مدیریت دارایی
• تعهد به اهداف درازمدت، نتایج پایدار و الزامات ذینفعان
• تعهد به بهبود مستمر

ویژگی‌های کلیدی

• باید کوتاه باشد و بیشتر از یکی دو صفحه نباشد. این سیاست باید تنها اصول راهنمایی سطح بالا را ارائه دهد و جزئیات باید در اسناد دیگر مانند برنامه استراتژیک مدیریت دارایی و یا برنامه‌های مدیریت دارایی آورده شود.
• سیاست باید در ارائه راهنمایی درباره مدیریت دارایی و تصمیمات مربوط به دارایی مفید و مؤثر باشد.سیاست‌های مدیریت دارایی باید اصول سطح بالائی را هنگام تصمیم‌گیری اعضای سازمان،نشان دهند.
• عناصر اجباری درسیاست مدیریت دارایی ازجمله: تعهد به رعایت تمام الزامات مربوطه قانونی، نظارتی و…، تعهد به بهبود مستمر سیستم مدیریت دارایی وجود داشته باشد.

توسعه

بسیار مهم است که چگونه سیاست مدیریت دارایی را در سازمان خود توسعه دهیم.همان‌طور که مطرح شد، مدیران ارشد نیاز دارند تا تعهد خود را نسبت به مدیریت مؤثر دارایی‌ها در سازمان نشان دهند و یکی از راه‌های کلیدی که آن‌ها می‌توانند این کار را انجام ‌دهند، از طریق سیاست مدیریت دارایی است. بنابراین، منطقی است که آن‌ها در ایجاد و پذیرش سیاست‌ها دخیل باشند و البته باید توسط مدیر ارشد و یکی از اعضای تیم مدیریت ارشد تایید و امضا شود.

هماهنگی در میان مدیران ارشد در مورد محتوای این نوع سند آسان نیست و اغلب ممکن است طولانی‌تر از انتظار شما باشد، درحالی‌که توصیه می‌شود که محتوای آن بیش از یک یا دو صفحه نشود، بنابراین توصیه می‌شود که سیاست مدیریت دارایی، در صورت امکان توسط تیم مدیریت ارشد در یک کارگاه آموزشی یا کارگاه تعاملی توسعه یابد.البته لازم است برای مؤثر بودن، تیم مدیریت ارشد درک کلی از اصول کلیدی حوزه مدیریت دارایی داشته باشند.

همچنین مهم است که ساختار سیاست مدیریت دارایی شما با سایر سیاست‌های سازمان خود(مانند سیاست ایمنی و سیاست زیست‌محیطی) همراه باشد، بنابراین تلاش کنید و اطمینان حاصل کنید که سطح جزئیات مندرج در آن  با سایر سیاست‌های سازمان، سازگار باشد.

نکات کلیدی

هنگامی‌که سیاست خود را توسعه دادید، بسیار مهم است که این سند در کل سازمان جاری شود و مبنایی باشد برای تصمیم‌گیری مدیریت دارایی.بنابراین،آماده‌باشید آن را به‌طور قابل‌توجهی در اطراف سازمان خود،بر روی دیوار اتاق جلسات، در داخل سایت سازمان، در محوطه‌های پذیرش و … نصب کنید.

همچنین اطمینان حاصل کنید که وجود آن و معنای آن به همه پرسنل اطلاع داده می‌شود.در ابتدا می‌تواند از طریق صورت‌جلسه،ارائه یک ویدیو کوتاه به‌عنوان بخشی از یک جلسه ارتباطی منظم یا بسیاری از راه‌های دیگر این کار را انجام دهید، اما فراموش نکنید پوشش سیاست مدیریت دارایی را برای کارکنان جدید ایجاد کنید و در همه موارد،اطمینان حاصل کنید که افراد متوجه ‌شوند که پیامدهای این موضوع برای آن‌ها چیست و تصمیماتی که آن‌ها ایجاد می‌کنند بر روی دارایی‌های شما چه اثری می‌گذارد.

اگر شما علاقه‌مند به کسب اطلاعات بیشتر در مورد ایزو ۵۵۰۰۰ و نحوه ایجاد یک سیستم مدیریت دارایی سازگار با ایزو ۵۵۰۰۱هستید،می‌توانید با ما تماس بگیرید.

برای ایجاد سیاست مدیریت دارایی در سازمان خود می‌توانید الگوی زیر را دانلود کنید.